Kişisel Veri Sorumlusu Kimdir?
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. Tüzel kişiler, kişisel verileri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetler kapsamında bizatihi kendileri “veri sorumlusu” olup, ilgili düzenlemelerde belirtilen hukuki sorumluluk tüzel kişinin şahsında doğacaktır.
Kişisel Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
Bu kişiler, gerçek kişiler olabileceği gibi, kamu kurumları, şirketler, dernekler veya vakıflar gibi tüzel kişiler de olabilecektir.
Veri sorumlusu, işleme faaliyetinin “neden” ve “nasıl” yapılacağı sorularının cevabını verecek kişidir.
Veri sorumlusunun tespiti için kişisel verilerin işlenmesi ve işlenme amacı, işlenecek kişisel veri türleri, işlenen kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanılacağı, hangi kişilerin kişisel verilerinin işleneceği, kişisel verilerin paylaşılıp paylaşılmayacağı, paylaşılacaksa kimlerle paylaşılacağı, ne kadar süreyle saklanacağı, ilgili kişilerin erişim hakkı ve diğer haklarının uygulanıp uygulanmayacağı gibi hususlara kimin karar verdiği dikkate alınır.
Burada belirtilmesi gereken diğer bir husus ise, eğer veri işleme faaliyeti bir tüzel kişilik tarafından gerçekleştiriliyorsa, burada veri sorumlusu tüzel kişinin kendisidir. Tüzel kişiliğin içerisinde veri işleme faaliyetlerinden sorumlu olan gerçek kişiler Kanunun uygulanması bakımından veri sorumlusu sayılmazlar. Veri sorumlusunun tüzel kişi olması halinde, veri sorumlusu yükümlülüğü ilgili tüzel kişilik üzerinde doğacaktır. Bu yükümlülük tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili organlar veya kişiler eliyle yerine getirilecektir. Tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili olan organ veya kişiler tüzel kişilik içerisinde tüzel kişiliğin sahip olduğu veri sorumlusu yükümlülüklerini yerine getirmek üzere kişi veya kişileri görevlendirebilirler.
Bu görevlendirme tüzel kişiliğin veri sorumlusu yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz ve ilgili gerçek kişilerin de veri sorumlusu olarak tanımlanmasını sağlamaz. Bu konuda kamu hukuku tüzel kişileri ve özel hukuk tüzel kişileri bakımından da Kanunda bir farklılık gözetilmemiştir. Bu çerçevede hukuki ve cezai sorumluluk bakımından, tüzel kişilerin sorumluluğuna ilişkin özel hukuk ve kamu hukukundaki genel hükümler uygulanır.
Herhangi Bir Gerçek veya Tüzel Kişi Aynı Zamanda Hem Veri sorumlusu Hem de Veri
İşleyen Olabilir mi?
Veri sorumlusu ve veri işleyen sıfatı, veri işleme faaliyetinin niteliğine göre ilgili tarafı tanımlamaktadır. Dolayısıyla, herhangi bir gerçek veya tüzel kişi yürüttüğü farklı faaliyetleri nedeniyle aynı zamanda hem veri sorumlusu hem de veri işleyen olabilir. Örneğin, bir bulut bilişim hizmeti sunan şirket kendi çalışanlarının verileri bakımından “veri sorumlusu” iken, müşterilerinin verileri bakımından “veri işleyen” sıfatıyla hareket etmektedir.
Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. Tüzel kişiler, kişisel verileri işleme konusunda gerçekleştirdiği faaliyetler kapsamında bizatihi kendileri “veri sorumlusu” olup, ilgili düzenlemelerde belirtilen hukuki sorumluluk tüzel kişinin şahsında doğacaktır. Bu konuda kamu hukuku tüzel kişileri ve özel hukuk tüzel kişileri bakımından bir farklılık gözetilmemiştir. Bir şirket bünyesinde yer alan birimlerin tüzel kişiliği bulunmadığından, bu birimlerin veri sorumlusu olması mümkün değildir. Bununla birlikte, bir şirketler topluluğunu oluşturan her bir şirket tüzel kişiliğe sahip olduğundan, bu şirketlerin her birinin ayrı veri sorumlusu olması mümkündür. Veri işleyen ise veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya 21 tüzel kişiler olarak tanımlanmaktadır. Bu kişiler, kişisel verileri kendisine verilen talimatlar çerçevesinde işleyen veri sorumlusu organizasyonu dışında çalışan gerçek ve tüzel kişilerdir. Başka bir ifade ile veri sorumlusunun kişisel veri işleme sözleşmesi yapmak suretiyle yetkilendirdiği ayrı bir gerçek veya tüzel kişidir. Herhangi bir gerçek veya tüzel kişi aynı zamanda hem veri sorumlusu, hem de veri işleyen olabilir. Örneğin, bir muhasebe şirketi kendi personeliyle ilgili tuttuğu verilere ilişkin olarak veri sorumlusu sayılırken, müşterisi olan şirketlere ilişkin tuttuğu veriler bakımından ise veri işleyen olarak kabul edilecektir. Veri işleyenin faaliyetleri veri işlemenin daha çok teknik kısımları ile sınırlıdır. Örneğin, saklamanın hangi yöntemle yapılacağı, verilerin nasıl silineceği hususları veri işleyenin yetkisindedir. Ancak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin önemli kararların alınması yetkisi veri sorumlusuna aittir. Veri sorumlusu kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen kişidir. Yani işleme faaliyetinin “neden” ve “nasıl” yapılacağı sorularının cevabını verecek kişidir. 22 Veri sorumlusunun tespiti için aşağıdaki hususlarda kimin karar verdiği dikkate alınmalıdır: • Kişisel verilerin toplanması ve toplama amacı, • Toplanacak kişisel veri türleri, • Toplanan verilerin hangi amaçlarla kullanılacağı, • Hangi bireylerin kişisel verilerinin toplanacağı, • Toplanan verilerin paylaşılıp paylaşılmayacağı, paylaşılacaksa kiminle paylaşılacağı, • Verilerin ne kadar süreyle saklanacağı, 23 Bununla birlikte, veri sorumlusu yapacağı kişisel veri işleme sözleşmesi ile, aşağıda örnek olarak belirtilen hususlarda karar verme yetkisini veri işleyene bırakabilir: • Kişisel verilerin toplanması için hangi bilgi teknolojileri sistemlerinin veya diğer metotların kullanılacağı, • Kişisel verilerin hangi yöntemle saklanacağı, • Kişisel verilerin korunması için alınacak güvenlik önlemlerinin detayları, • Kişisel verilerin aktarımının hangi yöntemle yapılacağı, • Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin sürelerin doğru uygulanabilmesi için kullanılacak metot, • Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi yöntemi. Veri sorumlusuyla veri işleyen arasındaki ortak bazı noktaların belirtilmesi gerekir. İlk olarak, veri sorumlusu ifadesiyle, bir şirket içerisinde veri işleme faaliyetlerinden sorumlu bir kimse kastedilmemektedir. Veri sorumlusu bizatihi tüzel kişiliğin kendisidir. Veri sorumlusu (aynı şekilde veri işleyen de) olmak, Kanunun hukuki yükümlülükleri tayin etmek amacıyla belirlediği bir statüdür ve tanımda verilen özellikleri karşılaması durumunda, şirketin tüzel kişiliği de bu statüde yer 24 alacaktır. Örneğin, veri işleme faaliyetinin bir parçası olarak bir şirkette belge teslim alan ve kaydeden kişi değil, şirketin kendisi “veri sorumlusu” sıfatına sahiptir. İkinci olarak, her iki kavram da, hem gerçek hem de tüzel kişiler için geçerlidir. Örneğin, serbest çalışan bir mali müşavir de, mali müşavirlik firması da, hem veri sorumlusu, hem de veri işleyen olabilir. Bir şirket bünyesinde yer alan birimlerin tüzel kişiliği bulunmadığından, bu birimlerin veri sorumlusu veya veri işleyen olması mümkün değildir. Bununla birlikte, bir şirketler topluluğunu oluşturan her bir şirket tüzel kişiliğe sahip olduğundan, bu şirketlerin her biri ayrı iki statüde de yer alabilir. Son olarak, bir tüzel ya da gerçek kişinin aynı anda hem veri sorumlusu, hem de veri işleyen olabileceğini söylemek mümkündür. Örneğin, bir bulut bilişim hizmeti sunan şirket kendi çalışanlarının verileri bakımından “veri sorumlusu” iken, müşterilerinin verileri bakımından “veri işleyen” sıfatıyla hareket etmektedir. 25 26 b.1. Pazar Araştırması Şirketleri Bir ilaç firması ile yaptığı sözleşme uyarınca, bir araştırma şirketi, ilaç firması için çalışan memnuniyeti anketi düzenlemeyi üstlenmiştir. Firma, anket yapılacak çalışan listesinin belirlenmesini, anket metodunun seçimini ve anket sonuçlarının sunumunu araştırma şirketine bırakmıştır. Bu durumda araştırma şirketi, her ne kadar firma adına anketi yapıyor ve kişisel verileri işliyor olsa da ilaç firması ile birlikte veri sorumlusu statüsündedir. Zira hangi çalışanlarla anket yapılacağı, hangi verilerin toplanacağı vb. konularda karar verme yetkisine sahip olan araştırma şirketidir. b.2. Kargo Firmaları Bir kargo firması, bir banka ile müşterilerin kredi kartlarını ilgilisine ulaştırma hizmetini vermek üzere bir sözleşme yapmıştır. Kargo firması gönderenin adı, soyadı, alıcının adresi gibi sevkiyatı yönetmek için elde ettiği veriler bakımından veri sorumlusudur. Ancak, kargo firması her ne kadar kredi kartlarını fiziksel olarak elinde bulundursa da, söz konusu kredi kartı ile ilgili bilgilere B) Örnekler ulaşması mümkün değildir. Bu durumda, dağıtım hizmeti sunucusu olarak hizmet veren kargo firması ne veri sorumlusu, ne de veri işleyen statüsündedir. Dolayısıyla, yalnızca taşıdığı fiziksel eşyanın güvenliğini sağlamakla yükümlü olup, kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili uyması gereken herhangi bir yükümlülük yoktur. b.3. Ödeme Servisleri İnternet üzerinden satış gerçekleştiren bir kişinin bir ödeme hizmeti şirketi ile anlaşması sureti ile müşteri verilerinin işlenmesi durumda; ödeme hizmeti şirketi, satıcının veri işleyeni değildir. Bu verilerin işlenmesi bakımından veri sorumlusu statüsündedir. Zira ödeme hizmeti şirketi; (1) Ödemelerin doğru yapılabilmesi için müşterilerden hangi verilerin toplanması gerektiğine karar vermektedir. (2) Toplanan verilerin hangi amaçla kullanılacağı konusunda kontrol sahibidir. (3) Satıcıdan bağımsız olarak doğrudan kişisel verileri işlenen müşterilere uyguladığı kendi hüküm ve koşulları bulunmaktadır. (4) Satıcıdan bağımsız olarak kendi tabi olduğu hukuki yükümlülükler bulunmaktadır. Örneğin; kredi kartı bilgilerinin silinmesi vb. 27 b.4. Avukatlar Bir firmanın işten ayrılan çalışanlarından birinin firmanın müşteri listesini çaldığı ve buna karşılık firma sahibinin listeyi nasıl geri alabileceği ile ilgili bir avukata başvurmuş olduğu bir örnekte; firma sahibinin eski çalışanıyla ilgili kişisel verileri avukata teslim etmesiyle, avukat da veri sorumlusu statüsüne sahip olur. Bu durumda avukatın firma sahibinin adına işlem yapıyor olması bunu değiştirmez. Zira avukat elde edilen kişisel verilerin nasıl işleneceğini kendisi belirleyecektir. Dolayısıyla, sağlanan kişisel veriler bakımından hem firma sahibi hem de avukat veri sorumlusu statüsündedir. Bu anlamda her birinin uyması gereken kendi yükümlülükleri bulunmaktadır (örneğin; veri sahibinin kişisel veriye erişim talebinin yerine getirilmesi
bakımından ikisi de ayrı ayrı sorumludur). b.5. Mali Müşavirler Mali müşavirler, müşterilerinin hesaplarıyla ilgili kayıtları tutarken bu kayıtlardaki kişisel verilerin işlenmesi bakımından veri sorumlusudurlar. Zira mali müşavirlerin işledikleri kişisel verilerle ilgili sorumluluk almasını zorunlu kılan birçok mesleki yasal yükümlülükleri bulunmaktadır. Örneğin, bir şirketin hesaplarını incelerken yolsuzluğa rastlamaları durumunda mali müşavirlerin adli ve 28 idari birimler veya diğer yetkili kurumlara bildirimde bulunma zorunluluğu bulunmaktadır. Bildirimi yaparken müşterisinin talimatları doğrultusunda hareket etmiyor olacağı açıktır. Dolayısıyla bunun gibi uzman hizmet sağlayıcıları, kendi mesleki yasal yükümlülüklerine tabi oldukları sürece veri sorumlusu statüsünde bulunacaklardır ve veri sorumlusu olmaktan kaynaklanan yükümlülüklerini anlaşmayla müşteriye kısmen veya tamamen bırakmaları mümkün olmayacaktır. b.6. Bulut Hizmeti Sağlayıcıları Bir kamu kuruluşunun, topladığı kişisel verilerin saklanması için bir bulut hizmeti sağlayıcısıyla sözleşme yapması ve bulut sağlayıcısının verileri belirli bir zamandan sonra sileceği ve/veya veri sahiplerinin kişisel verilerine erişimlerini sağlayacağı konusunda anlaşılmış olması durumda, bulut hizmeti sağlayıcısı veri işleyen statüsündedir. Zira taraflar arasındaki sözleşme gereği bulut hizmeti sağlayıcısının verileri kendi amaçları için kullanması mümkün değildir. Ayrıca bulut hizmeti sağlayıcısı, kendisi veri de toplamamaktadır. Tek faaliyeti kamu kuruluşundan gelen kişisel verileri yine kamu kuruluşunun talimatlarına uygun olarak saklamaktır.
Kanunda Sayılan Veri İşlenmesine İlişkin Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Bakımından Esas Sorumlu Kimdir?
Kanunda, kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesinde veri sorumlusu esas alınmaktadır. Veri sorumlusu, kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. Veri işleyen ise, veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. Buna göre, veri işleyenin veri sorumlusunun talimatlarını yerine getirdiği açıktır.
Bildirim Yükümlülüğü
Veri sorumlusunun diğer bir yükümlülüğü de işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirmektir. Kurul, gerekmesi hâlinde bu durumu, kendi internet sitesinde ya da uygun göreceği başka bir yöntemle ilan edebilir.
İlgili Kişiler Tarafından Yapılan Başvuruların Cevaplanması ve Kurul Kararlarının Yerine Getirilmesi Yükümlülüğü
Kanunun 13. maddesine ve bu maddeye istinaden 10.03.2018 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre veri sorumluları, ilgili kişiler tarafından yazılı olarak veya bahse konu Tebliğ’de yer verilen kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla yapılan başvuruları niteliklerine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmalıdır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, veri sorumlusu, Kurulca belirlenen tarifedeki ücretleri başvuruda bulunan ilgili kişiden isteyebilir. Veri sorumlusu, talebi kabul eder ise veya gerekçesini açıklayarak reddeder ise bu cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde veri sorumlusu tarafından bu talebin gereği yerine getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde ise alınan ücret ilgiliye iade edilir. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir.
Kurul, şikâyet üzerine veya ihlal iddiasını öğrenmesi durumunda resen görev alanına giren konularda yapacağı inceleme sonucunda bir ihlalin varlığını tespit ederse, hukuka aykırılıkların veri sorumlusu tarafından giderilmesine karar vererek, kararı ilgililere tebliğ eder. Veri sorumlusu, bu kararı, tebliğ tarihinden itibaren gecikmeksizin ve en geç otuz gün içinde yerine getirmek zorundadır.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’un Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler başlıklı 12.maddesine göre Veri sorumlusu; Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır. 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’un Kabahatler başlıklı 18.maddesine göre veri güvenliğine ilişkin bu yükümlülükleri yerine getirmeyenler hakkında 15.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verilir.
Kişisel Verilerin Korunması Uyum Süreci
Kişisel Verilerin Korunması ile ilgili olarak şirketinizde veya kurumunuzda alınması gereken idari ve teknik tedbirler ile yaptırılması gereken denetimleri içeren Kişisel Verilerin Korunması Uyum Süreci Danışmanlık hizmetiyle ilgili daha detaylı bilgi almak için aşağıdaki bağlantıya tıklayabilirsiniz.
Kişisel Verilerin Korunması Uyum Süreci Danışmanlık Hizmetleri
Yazar Hakkında
